IT Outsourcing atau Tim IT Internal? Hitung Dulu Setahun

Menghitung biaya total setahun

Untuk karyawan tetap, biaya setahun bukan gaji dikali dua belas. Ada tunjangan hari raya, jaminan sosial, cuti yang tetap dibayar, biaya rekrutmen yang diamortisasi, dan biaya pelatihan kalau Anda menginginkan kemampuannya berkembang.

Ada juga biaya yang tidak berbentuk uang tetapi nyata: waktu manajemen untuk merekrut, mengawasi, dan menilai, ditambah waktu adaptasi beberapa bulan pertama saat produktivitasnya belum penuh.

Untuk outsourcing, angkanya lebih sederhana karena semua itu sudah termasuk. Yang perlu diperiksa adalah apa yang tidak termasuk, dan itu harus tertulis di kontrak.

Risiko saat satu-satunya orang IT berhalangan

Ini bagian yang paling sering diremehkan sampai benar-benar terjadi. Perusahaan dengan satu karyawan IT tidak punya siapa-siapa saat orang itu cuti panjang, sakit, atau mengundurkan diri.

Yang hilang bukan hanya tenaganya, melainkan pengetahuannya: kata sandi, alasan di balik pengaturan tertentu, dan tahu perangkat mana yang sudah lama bermasalah. Kalau tidak ada dokumentasi, penggantinya mulai dari nol dan itu memakan waktu berbulan-bulan.

Pada outsourcing, kelangsungan itu bagian dari yang dibeli. Pengganti membaca catatan penanganan lebih dulu dan datang sudah tahu keadaan.

Kedalaman keahlian

Satu orang tidak mungkin ahli di jaringan, server, keamanan, perangkat pengguna, dan CCTV sekaligus. Itu bukan kritik terhadap kemampuan siapa pun, melainkan konsekuensi dari luasnya bidang.

Perusahaan dengan karyawan IT tunggal biasanya menyelesaikan ini dengan memanggil konsultan atau vendor untuk hal di luar kemampuannya. Biaya itu perlu ikut dihitung, dan biasanya tidak dihitung.

Pada outsourcing, teknisi yang ditempatkan punya tim pendukung di belakangnya. Untuk hal di luar kemampuannya, dia punya tempat bertanya tanpa Anda perlu mencari pihak ketiga.

Kapan merekrut sendiri lebih tepat

Kami menyebut ini bukan untuk terlihat berimbang, melainkan karena memang ada kondisi di mana merekrut sendiri jelas lebih baik.

Kalau perusahaan Anda cukup besar untuk mempekerjakan lebih dari satu orang IT, sebagian besar keunggulan outsourcing hilang — kelangsungan dan kedalaman bisa dicapai di dalam. Kalau sistem Anda sangat khas dan butuh pemahaman mendalam yang butuh waktu lama dibangun, karyawan tetap juga lebih masuk akal.

Kalau perusahaan Anda memandang kemampuan teknologi sebagai bagian dari keunggulan bersaing, bukan sekadar penunjang, itu alasan yang cukup untuk membangunnya di dalam meski secara biaya lebih mahal.

Jalan tengah yang sering paling masuk akal

Banyak perusahaan tidak perlu memilih salah satu sepenuhnya. Susunan yang cukup umum: satu karyawan internal untuk hal sehari-hari dan pemahaman konteks bisnis, ditambah kontrak dengan penyedia untuk pekerjaan yang butuh alat khusus, pendampingan teknis, dan pengganti saat karyawan itu berhalangan.

Susunan ini biasanya lebih murah daripada mempekerjakan dua orang, dan menutup kelemahan terbesar dari punya satu orang saja.

Sebagian pelanggan juga memakai outsourcing sebagai jembatan: dipakai penuh sambil membangun tim internal, lalu dikurangi bertahap. Kami susun kontrak supaya bisa turun tanpa penalti.

Menghitungnya untuk kondisi Anda sendiri

Perbandingan IT outsourcing vs tim IT internal tidak punya jawaban yang berlaku umum, tetapi punya cara menghitung yang berlaku umum. Empat angka di bawah ini biasanya cukup.

Angka pertama: total biaya karyawan setahun, bukan gaji dikali dua belas. Tambahkan tunjangan hari raya, jaminan sosial, cuti yang tetap dibayar, dan perkiraan biaya rekrutmen dibagi masa kerja rata-rata. Untuk posisi teknis, masa kerja rata-rata di banyak perusahaan lebih pendek daripada yang diperkirakan pemiliknya.

Angka kedua: berapa kali setahun Anda memanggil pihak luar untuk hal di luar kemampuan orang itu, dikalikan biaya per pekerjaan. Ini komponen yang hampir tidak pernah masuk perbandingan padahal jumlahnya nyata.

Angka ketiga: berapa hari dalam setahun posisi itu kosong atau belum produktif — cuti, sakit, masa peralihan setelah pengunduran diri, dan masa adaptasi orang baru. Kalikan dengan kerugian per hari kalau tidak ada yang menangani IT.

Angka keempat: biaya kontrak untuk cakupan yang setara. Bandingkan jumlah tiga angka pertama dengan angka keempat. Kalau selisihnya di bawah sepuluh persen, yang menentukan bukan biaya lagi melainkan seberapa penting orangnya memahami seluk-beluk bisnis Anda.