Tanda Infrastruktur IT Sudah Perlu Diganti, Bukan Diperbaiki

1. Gangguan yang sama berulang

Tanda paling jelas dan paling sering diabaikan. Bukan gangguan besar, melainkan gangguan kecil yang sama muncul lagi tiap beberapa minggu dan selalu diselesaikan dengan cara yang sama.

Yang membuatnya diabaikan adalah tiap kejadian terasa kecil. Menyalakan ulang switch memakan lima menit; yang tidak terlihat adalah bahwa itu terjadi enam kali dalam tiga bulan.

Cara mengukurnya: catat tiap gangguan berikut tanggalnya selama tiga bulan. Kalau ada satu perangkat yang muncul lebih dari tiga kali di catatan itu, perangkat itu sedang memberi tahu sesuatu.

2. Suku cadang mulai sulit dicari

Untuk perangkat yang masih diproduksi, penggantian bagian yang rusak adalah pekerjaan sehari. Untuk perangkat yang sudah tidak diproduksi, bisa berminggu-minggu menunggu barang bekas yang belum tentu baik.

Yang perlu diperiksa: apakah model perangkat Anda masih dijual baru. Kalau tidak, cari tahu kapan produksinya dihentikan. Perangkat yang produksinya berhenti lebih dari lima tahun lalu punya risiko yang nyata.

Untuk perangkat kritis, pertimbangan ini lebih penting daripada kondisi fisiknya. Perangkat yang masih berjalan baik tetapi tidak bisa diganti kalau rusak adalah risiko yang tidak terlihat sampai terjadi.

3. Biaya perbaikan mendekati biaya penggantian

Ini yang paling bisa dihitung. Jumlahkan seluruh biaya perbaikan untuk satu perangkat selama dua belas bulan terakhir, termasuk suku cadang dan biaya kunjungan teknisi.

Bandingkan dengan harga unit pengganti yang setara. Kalau biaya perbaikan setahun sudah melewati sepertiga harga penggantian, penggantian hampir selalu lebih hemat kalau dilihat dua tahun ke depan.

Yang perlu ditambahkan ke hitungan tetapi sering dilupakan: waktu kerja yang hilang selama perangkat itu bermasalah. Sepuluh orang yang berhenti bekerja selama dua jam adalah dua puluh jam kerja, dan angkanya sering melebihi biaya perbaikannya.

4. Pembaruan keamanan dihentikan

Setiap pabrikan menetapkan masa dukungan untuk produknya. Setelah masa itu lewat, celah keamanan yang ditemukan tidak akan diperbaiki lagi.

Untuk perangkat yang tidak terhubung ke internet dan berada di jaringan tertutup, ini risiko yang bisa dikelola. Untuk router, firewall, dan perangkat yang menghadap internet, ini alasan yang cukup untuk mengganti meski perangkatnya masih berjalan sempurna.

Cara memeriksanya: cari nama model perangkat Anda di situs pabrikan bersama kata kunci masa dukungan. Sebagian besar pabrikan mencantumkan tanggal berakhirnya secara terbuka.

5. Perangkat tidak lagi mendukung kebutuhan sekarang

Perangkat yang memadai lima tahun lalu bisa jadi penghambat sekarang tanpa mengalami kerusakan apa pun. Switch dengan port seratus megabita per detik masih berfungsi sempurna, tetapi membatasi seluruh jaringan di angka itu.

Gejalanya bukan gangguan melainkan keluhan lambat yang tidak bisa dijelaskan. Semua perangkat tampak sehat, tidak ada yang mati, tetapi pekerjaan terasa lebih lambat dari yang seharusnya.

Untuk memeriksanya, bandingkan spesifikasi perangkat dengan kebutuhan sekarang: kecepatan langganan internet, jumlah pengguna, dan jenis pekerjaan yang dilakukan. Kalau ada satu perangkat yang angkanya jauh di bawah yang lain, itu penyempitannya.

Menyusun rencana penggantian bertahap

Mengganti semua sekaligus jarang mungkin secara anggaran, dan sebenarnya juga tidak perlu. Yang lebih baik adalah rencana bertahap dengan urutan yang masuk akal.

Urutan yang kami sarankan: perangkat yang menjadi titik tunggal kegagalan lebih dulu, lalu perangkat yang membatasi kinerja seluruh jaringan, lalu perangkat pengguna.

Alasannya: perangkat pertama yang kalau gagal menghentikan semua orang, dan perangkat kedua yang membatasi manfaat dari semua penggantian lain. Mengganti komputer pengguna sementara switch-nya masih membatasi tidak memberi perbaikan yang terasa.

Yang perlu dilakukan sebelum mengganti

Sebelum membeli pengganti, catat pengaturan perangkat lama. Ini sering dilewati, dan akibatnya penggantian yang seharusnya sejam jadi seharian karena harus menyusun ulang dari nol.

Kalau perangkat lama masih berjalan, jangan langsung dibuang setelah penggantian. Simpan dalam keadaan bisa dinyalakan selama beberapa minggu — selalu ada hal yang baru ketahuan setelah pemakaian nyata.

Dan yang paling penting: pastikan cadangan data terbaru sudah ada dan sudah diuji sebelum menyentuh perangkat apa pun yang menyimpan data.

Menyiapkan anggaran peremajaan yang tidak mengejutkan

Penggantian perangkat sering terasa seperti pengeluaran mendadak karena memang tidak pernah dianggarkan. Padahal umur pakai perangkat cukup bisa diperkirakan.

Cara yang paling sederhana: catat tahun pembelian setiap perangkat di inventaris, lalu tetapkan perkiraan umur pakai per jenis. Komputer pengguna biasanya empat sampai lima tahun, switch dan router lima sampai tujuh tahun, server empat sampai enam tahun, dan access point tiga sampai lima tahun karena standarnya berkembang lebih cepat.

Dari dua angka itu bisa disusun jadwal penggantian beberapa tahun ke depan, dan anggarannya dibagi rata per tahun. Perusahaan yang melakukan ini jarang menghadapi pengeluaran besar mendadak, karena penggantiannya tersebar.

Yang perlu ditambahkan ke jadwal itu adalah tanggal berakhirnya dukungan pabrikan, karena sering datang lebih cepat daripada kerusakan fisiknya. Perangkat yang masih berjalan sempurna tetapi tidak lagi mendapat pembaruan keamanan tetap perlu masuk antrean penggantian kalau ia menghadap internet.

Jadwal ini juga berguna saat menawar. Perangkat yang dibeli terencana bisa menunggu masa promosi atau pengadaan bersama; perangkat yang dibeli karena yang lama mati harus diambil berapa pun harganya saat itu.